Kontorschefens uppgifter

Ofta, särskilt i små organisationer,en kontorschef kallas en ordinarie sekreterare. Det här inlägget låter mycket mer solidt, men det faktum att kontorschefens uppgifter skiljer sig från sekreterarna (även om de verkligen har mycket gemensamt), sällan vem som helst bryr sig om detta fall.

Vad är ansvaret för denna anställd? Först och främst innefattar kontorchefens uppgifter att arbeta med handlingar. Arbetstagaren accepterar inkommande korrespondens, registrerar den, skickar den till adressaten, skickar den till arkivet vid behov. Han accepterar också ansökningar från andra anställda, skickar dem vidare till VD: ns underskrift, certifierar dem med en tätning och ger dem sedan tillbaka. Kontorschefens uppgifter innefattar att arbeta med intern dokumentation: utskrift av order och registrering, lagring, skicka till arkiv och bokföring, arbeta med utgående korrespondens. Om det behövs ska han kunna arbeta med någon kontorsutrustning: faxmaskin, skanner, kopiator och skriva och skriva ut dokument. Förberedelse av ett rum för presentationer, hålla protokoll av möten, möte och mottagande av gäster och klienter i företaget ingår också i en kontorschefs uppgifter.

Ofta måste arbetstagaren ta itu medtraditionella sekreterartjänster: distribution av inbjudna partners eller chefer på hotell, bokning av rum, flygbiljetter och tågbiljetter. Beroende på företagets specifikationer kan kontorschefen också representera sitt företag i affärsförhandlingar, samt utföra en del av HR-chefs uppgifter: hitta nya anställda, skapa incitament och träningsprogram och söka jobb. Ibland handlar han om implementering av informationsteknik, utveckling av nya program.

En kontorschefs uppgifter innefattar att veta:

1. Lagar och förordningar som reglerar företagets lagliga, information, affärsverksamhet.
2. Grundläggande förvaltning, marknadsföring, entreprenörskap och verksamhet.
3. Grunden för sociologi, psykologi, etik för affärskommunikation, arbete med personal och allmänheten.
4. Förfarandet för att utarbeta affärsförslag, rapporter, planer, avtal och avtal.
5. Grundläggande förvaltning, grunderna i ergonomi och arbetsskydd.

Förutom de uppgifter som anges, ansvarKontorschefen innehåller inventering på kontoret och tillhandahåller nödvändiga varor (kontorsmaterial, papper och annat tillbehör) som krävs för arbetstagarnas arbete. Han är också skyldig att hålla register över dessa material, se till att de utfärdas, bestämma förfarandet för att ta emot, organisera och spåra betalning för leveranser. Kontorschefens uppgifter innefattar kontroll över tillståndet för kontorsutrustning, vilket inkluderar: Mästarens operativa anrop för reparationsarbete, omedelbar ersättning av förbrukningsvaror (till exempel patroner), om det inte går att reparera - byte av kontorsutrustning.

Beroende på de regler som antagits i företaget och dessStorleken på kontorshanteraren accepterar antingen samtal och fax, omdirigerar dem till rätt anställd, skickar fax och samtalar kunder och samarbetspartners, eller övervakar sekreterarnas arbete, inklusive övervakning av kulturen i sitt tal. Kontorschefens uppgifter innefattar även att övervaka kontorshälsan, organisera schemalagda reparationer, ringa teknisk personal för att felsöka (till exempel byta lampor eller sänka switchar).

I allmänhet kan denna lista öka elleratt minska beroende på arbetsplatsen. Därför är det nödvändigt att fråga på intervjuplan vad kontorschefen gör (en anställdas uppdrag i detta företag).